您现在的位置: 首页 >> 新闻动态

关于进一步规范学生档案管理工作

2010-06-04 10:37:12    来源:江西工业职业技术学院    作者:江西工业职业技术学院

   学生档案管理是学生管理工作的基础工作之一,是衡量学校学生教育管理质量和水平的重要依据和标志。各级学生管理部门都有管理、保护和移交学生档案的义务。为了完整、准确、系统、安全地整理、保管好学生档案,以便学生毕业后能够更好地开发利用。各分院院长、辅导员、班主任本着对学生认真负责的态度,高度重视、积极配合,科学规范做好学生档案清整移交工作。具体管理办法如下:
一、新生档案的接收
1、由辅导员、班主任收齐新生自带的中学档案,以班级为单位,按学号顺序整理,由各分院集中保管,对交缺档学生,及时通知该生尽快将档案转入学校。
2、新生的团组织关系直接转入院团委(具体由分院团总支接受和保管)。
3、新生中有正式党员的,入党材料可直接转入院党委办公室(具体由分院党支部办理)。
二、在校生档案材料的接收
1、新生所在班级在新生上课后由各分院统计数字,以分院为单位到学工处领取学生档案袋,并及时填写相关内容。
2、第四学期领取《江西工业职业技术学院毕业生登记表》,认真完成相关内容填写,分院审查后组织盖章。
3、其他材料:
学生毕业前要清查学生档案袋内所有必装材料:如《江西工业职业技术院学生学籍表》、《江西工业职业技术学院毕业生登记表》、江西工业职业技术学院学生体检表等。
另附加学生在校期间获得的其他档案资料:党团组织关系、奖学金、助学金、评优评先、优秀毕业生、技能鉴定表、申请国家助学贷款等相关可存档的材料及学生违纪处理材料。在校期间受到警告以上(含警告)违纪处分记录的学生,其“学生违纪处分文件”必须装档,有“解除违纪处分文件”的,一同装档。
三、毕业生档案管理
学生毕业当年5月份,各分院按档案目录一一复查,核对袋内存放材料并在“学生档案材料目录”用红笔打“√”(附:学生档案材料目录),组织人员有序进行毕业生档案交接。
注:学生在籍期间升学、转学、退学、休学、转系、转专业,各辅导员、班主任应及时做好登记。
四、档案管理要求
1.档案材料必须真实、齐备,不得随意涂改、抽出或弄虚作假。
2.档案材料必须为原件,不得提供复印件。
3.书写内容一律用钢笔或毛笔,并使用碳素或蓝黑墨水。
4.档案材料应统一使用学院印发的档案袋,并在封面上按规定填写档案编号、派遣就业单位的具体地址及收档部门。
5、学生档案的转进、转出必须履行登记手续。各分院(部)不得扣留或暂存毕业生档案,不允许毕业生本人自带。
6、各分院(部)不得通过邮局邮寄档案,毕业生档案应在毕业生派遣后,统一由学工处按规定通过机要通道寄送有关部门。
7、“专升本”学生由教务处提供调档通知函,学工处装填并通过机要通道寄送有关高校或部门。
8、未落实就业单位的学生,档案按以下办法处理:
(1)、档案转至生源地教育主管部门
(2)、向学校申请继续存放档案。
五、其它:
1、学生毕业后与学院之间不存在权利和义务关系。毕业生因就业需开具有关证明的,学校相关部门可以按政策和法律规定,在管理业务范围内,经调查核实后,予以办理。
2、毕业生档案的查阅
(1)用人单位查阅毕业生档案,必须出具单位介绍信,并在指定的时间、地点进行查阅,同时做好查阅登记工作。
(2)毕业生本人及家长不得查阅毕业生本人的档案。
3、毕业生档案补办
由档案保管部门出具证明,省级报刊登报申明,毕业学校“补齐”毕业生登记表,学籍表。
各分院应明确负责学生档案管理工作人员,负责督促、检查、协助辅导员、班主任做好学生档案管理的收集、整理归档和移交工作。

 

                                 学工处
                                       2009年9月10日


江西工业职业技术学院学生档案材料目录
一、基本材料
1. 高中毕业档案材料                                   (    )
2. 录取通知书                                         (    )
3. 江西工业职业技术学院新生体检表                    (    )
4. 江西工业职业技术学院毕业生登记表                  (    )
5. 江西工业职业技术学院毕业生学籍成绩表              (    )
6. 报到证副本                                         (    )
二、党团材料
1.团组织关系                                   (    )
2.入党申请书                                   (    )
3.思想汇报                                     (    )
4.培养对象考察表                               (    )
5.转正申请                                     (    )
三、奖惩材料
1. 江西工业职业技术学院学生评优评先           (    )
2.奖学金、助学金                               (    )
3.学生违纪处理材料                             (    )
四、其它材料 (未列材料,手写加入)
学生申请国家助学贷款存档材料                   (    )


凡入档材料请在相应括号内用红笔打“√”。
 

                                         经办人签名(分院盖章):
                                               年      月    日